REGISTROS CONTABLES

REGISTROS CONTABLES

1.- CONCEPTO

Son  los elementos donde se registran  hechos y actos  de carácter económico, financiero, almacenan  datos  y  otras  informaciones que  permiten  la  preparación  de  los Estados  Financieros

Conjunto  de  documentos  y  libros donde  se  recoge  la  actividad mercantil  de  una  empresa

Libro  o  documento donde  se  anotan determinadas  cosas  con  el fin de  que  consten  en  forma  permanente.

2.- OBLIGACION  DE  LLEVAR  CONTABILIDAD

 Art. 36 cc Todo comerciante está en la obligación de llevar una contabilidad  adecuada a  la  naturaleza, importancia  y  organización de  la empresa, sobre una base uniforme que permita  demostrar  la  situación  de  sus  negocios   y   una  justificación clara  de  todos  y  cada  uno  de  los  actos  y  operaciones  sujetos  a contabilización,  debiendo   además  conservar  en  buen  estado  los  libros,  documentos  y  correspondencia  que   los  respalden. ( Arts. 36 a 65, 419 Código de  Comercio )

3.- CLASES  DE  LIBROS

Art. 37.- El  comerciante debe  llevar  obligatoriamente  los  siguientes  libros: Diario,  Mayor  y  de  Inventarios  y  Balances  salvo   que  la  ley  exijan  específicamente otros  libros.

Podrá  llevar  además aquellos libros  y registros que estime convenientes  para lograr  mayor orden y claridad, obtener información  y ejercer control.  Estos  libros  tendrán la  calidad  de  auxiliares  y  no  estarán sujetos  a  lo dispuesto en el Art. 40 aunque  podrán  legalizarse  los  considerados  necesarios  para  servir  de  medio  de prueba  con  los  libros  obligatorios (  Arts. 55, 64  Código  de  Comercio).

Se  clasifican en dos:

a)       Principales  ( Obligatorios  o  Legales )

b)       Secundarios  ( Voluntarios  u  Auxiliares )

PRINCIPALES.-

Son todos aquellos elementos de registro que responden a disposiciones legales considerando su utilización de carácter obligatorio. En  nuestro  medio de acuerdo con el código de comercio en su Art. 37 establece.

De acuerdo  a  la resolución Administrativa  Nº05-299-94 del 8 de Julio de 1994 de S.I.N  ( actual Servicio de Impuestos Nacionales – S I N )  se   deben  llevar en  forma  obligatoria  los  siguientes  libros :

ª       DIARIO

ª       MAYOR

ª       DE   INVENTARIO   DE   MERCADERIAS

ª       VENTAS  Y  COMPRAS  IVA

ª       LIBRO   CAJA

SECUNDARIOS.-

Son aquello elementos  de registro que no responden a disposiciones legales es decir estos libros pueden  o  no  llevarse  en una empresa por ser de  carácter voluntario  pero si esta empresa opta por llegar  estos  Libros  necesariamente deben cumplir con las condiciones  y  requisitos  descritos  para  los  libros  obligatorios.

El  Art. 37 c c establece  que  podrá  llevar libros y registros que estime convenientes para lograr un mayor orden y claridad obtener información y ejercer control, estos libros tendrán la calidad de auxiliares y no estarán sujetos por el Art. 40 aunque podrán legalizarse los considerados necesarios para servir de medio de prueba con los libros obligatorios

Entre estos libros podemos mencionar:

Ø  Libro  Mayor  Auxiliar de Caja Chica

Ø  Libro  Mayor Auxiliar  de  Cuentas  por Cobrar

Ø  Libro  Mayor  Auxiliar  de  Cuentas por Pagar

Ø  Libro  Mayor  Auxiliar  de  Bancos

4 .FORMALIDADES  LEGALES

Art. 40   ( FORMA  DE  PRESENTACIÓN  DE  LOS  LIBROS )

Los comerciantes presentaran los libros que obligatoriamente deben llevar encuadernados, foliados por un notario de fe publica antes de su utilización  ,incluya en el primer folio de cada uno acta sobre la aplicación  que se le dará con indicación del nombre de aquel a quien pertenezca y el numero de folios que contenga fechados y firmados por el notario que interviene estampando además en todas las hojas el sello de la notaria que le autorice y cumpliendo los requisitos fiscales establecidos la autorización para su empleo  será otorgada en el registro de comercio a pedido del interesado requiriendo resolución fundada sobre la base de dictamen de  peritos.

Art. 41  (  IDIOMA  Y  MONEDA )

Los Asientos Contables deberán  obligatoriamente  en idioma castellano, expresando  sus  valores en Moneda Nacional  sin embargo  para  fines internos  podrá  usar  idioma  distinto al  castellano y  expresar  sus  valores  en  Moneda  Extranjera.  (Arts. 404, 795 C. Comercio.)

Art. 42 ( PROHIBICIONES )

ª       Alterar  el  Orden  progresivo  de  las  fechas  de  las  operaciones

ª       Dejar  espacios en  Blanco

ª       Hacer interlineaciones o superposiciones

ª       Efectuar  raspaduras, tachaduras o enmiendas en  toda  parte  de  los  asientos

ª       Arrancar  hojas, alterar el orden  de filiación o  mutilar las  hojas  de  los  libros

Art. 43 ( SANCIONES )

La Infracción  de  los anteriores artículos  y sin  prejuicio  de la acción penal  correspondiente  hará  que  los libros  que  contengan dichas  irregularidades  carezcan  de  todo valor probatorio  a  favor  de todo  comerciante que , los  lleve.

Art. 44 ( REGISTRO  DE  LOS  LIBROS  DIARIOS  Y  MAYOR)

En  el  libro diario se  registraran día  por día y en orden progresivo   las operaciones  realizadas por  la  empresa  de  tal  modo  que cada  partida  exprese  claramente  La cuenta  o cuentas deudoras y acreedoras con una  glosa  clara  y  precisa de las operaciones de sus acreedores con una glosa clara y  precisa de tales operaciones y sus importes con indicación  de  la  personas que  intervienen  y  los documentos que  las respalden. De  este libro se traslada  al  mayor  en  el  mismo  orden  progresivo de fechas  las referencias e  importes  deudores  o  acreedores de  cada  una  de  las cuentas  afectadas  con  la  operación   para mantener  los  saldos  por  cuentas   individualizadas.

Art. 45 ( CONCENTRACIÓN  Y ANOTACIÓN  POR  PERIODOS )

Es valida  sin  embargo  la  anotación conjunta  de  los totales  de  las  operaciones  por  periodos  no  superiores  al  mes  siempre que su detalle  aparezcan  en otros libros  o registros  auxiliares  de  acuerdo  con  la  naturaleza  de la actividad  que  se  trate .      En  este caso  se  consideran  parte  integrante  del  diario.

Art. 46 ( INVENTARIOS  Y  BALANCES )

El Libro  de  Inventarios y  balances  se abrirá con el inventario y balances iniciales y según el ejercicio anual o semestral contendrá  el  inventario final  y el balance general  incluyendo  la  cuenta  de  resultados estos estados financieros serán elaborados  según la clase de actividad de que se trate con criterio contable uniforme que permita conocer de manera clara, completa  y  veraz  la  situación  patrimonio y  las  utilidades obtenidas  o  las  pérdidas  sufridas  durante  el ejercicio

El estado de resultados reflejará  los  conceptos por los cuales se hubieran obtenido  beneficios  y los gastos o pérdidas que deberán deducirse  para  determinar  las ganancias o  pérdidas  netas del ejercicio  y  para distinguir en éste los resultados corrientes propios  de  la explotación de  los  originados  en  las  operaciones de  carácter  extraordinario.

Art. 49.- ( FIRMAS  Y  RESPONSABILIDADES  )  El   propio   comerciante o  sus   representantes legales  autorizados, firmarán el balance del  ejercicio  y  la  cuenta  de  resultados, conjuntamente con  el  profesional  interviniente. En cuanto a la responsabilidad  por  la  veracidad  de  los  mismos, se  estará  a  lo dispuesto  por  las  normas  legales  aplicables.

Art. 50.- (  PLAZO  DE  ELABORACION   Y  REVISION  DE  BALANCES ). Los  comerciantes  deben  presentar  el  balance y demás estados financieros  a  las autoridades  señaladas  por  ley  y a  los  organismos  de   dirección  y  control  internos  si  los  hay, en  los  plazos  señalados  por  las  respectivas  disposiciones, bajo su propia  responsabilidad  o  la  de  sus  representantes  legales  autorizados. (Arts. 62, 190, 46, 47, 369 C. de Comercio).

Además, en  las  sociedades  por  acciones, los síndicos  pueden  examinarlos  en un  plazo  de  quince días, para  presentar  su informe a  la  junta.

ART. 52  ( CONSERVACIÓN  DE  LIBROS  Y  PAPELES  DE  COMERCIO)

Los  libros  y  papeles a que se refiere el articulo anterior deberán  conservarse  cuando  menos 5 años  actualmente 4 Años contados desde el cierre de aquellos o desde la fecha del ultimo documento o comprobante salvo las disposiciones especiales establezcan  otro  periodo  por  cierto  tipo  de  documento  transcurrido este  lapso  podrán  ser  destruidos previo  cumplimiento  de las  normas  legales

ARTÍCULO 59° (  Ley  2492  Codigo Tributario ) .- (PRESCRIPCIÓN).

I.  Las acciones de  la  Administración Tributaria  prescribirán a  los  cuatro (4)  años en la gestión 2012, cinco (5) años en la gestión 2013, seis  (6)  años  en  la  gestión 2014, siete (7) años en la gestión 2015, ocho (8)  años  en  la  gestión 2016,  nueve (9) años  en  la  gestión  2017 y  diez (10) años  a  partir  de  la  gestión 2018,  para:

1. -Controlar, investigar, verificar, comprobar y fiscalizar tributos.

2. –Determinar  la  deuda tributaria.

3.- Imponer- sanciones -administrativas.

II. - Los términos de  prescripción  precedentes se ampliarán en tres (3) años adicionales cuando el sujeto pasivo o tercero responsable  no cumpliera con la obligación  de inscribirse  en  los  registros  pertinentes o  se inscribiera  en  un  régimen tributario diferente  al  que  le  corresponde.

III.- El término para  ejecutar  las  sanciones por  contravenciones tributarias prescribe  a  los  cinco ( 5 ) años.

IV. La  facultad  de  ejecutar la  deuda  tributaria  determinada, es  imprescriptible.

ART. 53 ( OBLIGACIONES  DE  MANTENER  LOS LIBROS  Y  PAPELES  AUN  EN  EL  CASO  DE  CESE  DE  ACTIVIDADES   O   MUERTE  DEL   COMERCIANTE )

El cese de actividades comerciales  no  exime al  comerciante  del  deber  referido  en  el artículo anterior y si este hubiera fallecido  la obligación recae sobre los herederos, en caso de disolución de  la  sociedad  de  la sociedad serán sus liquidadores los obligados  a  cumplir  lo  prevenido  precedentemente.

Art. 60.- ( LUGAR  DE  LA  EXHIBICION ).

En todo caso, la exhibición se efectuará en el establecimiento del comerciante o en el lugar donde se encuentren los libros, correspondencia  y  documentos, en  su  presencia  o  de  la  persona  que  comisione al efecto, sin poder exigir su traslado.

5 .FORMA  DE  REGISTRO

a)       Manuales

b)       Mecánicos

c)       Computarizados

a).- Manuales.-

Esta  forma  de  registro  como   su  nombre  lo indica  se  lo realiza  el  llenado  a  mano  en  libros  preimpresos  que  cumplen  los  requisitos  establecidos  por  ley.  RA Nº 05-406-92  SIN

a).- Mecanizados.-

Esta forma  de  registro  se  la realiza con  la máquina  de  escribir,  o  con  la  ayuda de un computador  cuyos datos son introducidos  en  formatos  prediseñados  que  cumplen  los  requisitos  establecidos  por  ley ( Excel )  RA Nº 05-406-92  S.I.N

a).- Computarizados.-

Esta  forma de registro se  lo  lleva  por  medio  de sus sistemas  de  procesamiento  electrónicos  de  datos  del  ( Computador ) mediante  hojas  removibles  y  formularios  continuos   RA Nº 05-406-92  SIN

Libros  de  Contabilidad.- Conjunto  de  libros  donde  las  Empresas  anotan  hechos  u  obligaciones  de  carácter  contable  a que  da  lugar  la  actividad  mercantil  que desarrollan .se  dividen  en  obligatorios  libro  de  inventarios  y  cuentas  anuales,  libro diario,  libro  de  actas   y  las  sociedades anónimas  el  registro de  acciones  nominativas  y  voluntarios  donde  los  demás que  la  empresa  estime  convenientes  para  una  correcta  anotación  y  control  de  sus  operaciones como  el  de  caja, almacén  ,facturas,  gastos   generales,  clientes , proveedores, etc.